Desde nuevos desafíos hasta la «nueva normalidad»

Desafíos poco familiares

Los primeros días de la pandemia plantearon a nuestros empleados un gran número de nuevos desafíos. No solo había que disponer de permisos y equipos de IT para que los empleados pudieran trabajar desde casa en muy poco tiempo, sino que también había muchos lugares en los que todavía no se había establecido el uso de Skype como herramienta para reuniones, lo que significaba que había que incorporarlo al flujo de trabajo prácticamente de la noche a la mañana. Hasta el envío de paquetes a colegas quiénes de pronto de encontraban trabajando desde casa o estaban en cuarentena se volvió un desafío logístico real.

Para asegurarse de que los empleados no tuvieran que enfrentar estos desafíos solos, Rohde & Schwarz creó en enero de 2020 el equipo de trabajo interno R&S COVID-19 . El equipo se reunía 7 días a la semana, al inicio de forma presencial en la oficina, luego por Skype o a veces por el celular desde el patio. El núcleo del equipo de trabajo está formado por Ernst Marschall, vicepresidente de seguridad corporativa, Christian Reiter, vicepresidente de marketing y comunicaciones corporativas, Holger Schötz, vicepresidente ejecutivo de recursos humanos y el director general, Peter Riedel.

Equipo de trabajo efectivo desde el primer día

Este equipo de trabajo fue el coordinador y proporcionó apoyo para tratar todos los desafíos a los que se enfrentan los empleados. Se configuró una página informativa en la intranet para comunicar actualizaciones diarias. Cualquier duda o pregunta se aclaraba inmediatamente en los comentarios de la publicación. Para asegurar la seguridad de todos, los viajes de negocios se cancelaron y se pusieron en marcha varias medidas de protección para la salud.

Hubo un proceso de diálogo intenso entre las diferentes oficinas de la empresa. «También nos ayudamos mutuamente cuando era necesario, por ejemplo, si en otra oficina se acababan las máscarillas. Al principio, nosotros éramos los que necesitábamos ayuda, pero después nosotros ayudamos cuando, por ejemplo, Rohde & Schwarz de Francia se quedó sin máscarillas», indica Marie Cheong, directora administrativa de la sucursal de Singapur. La sede central en Múnich colaboró estrechamente con Singapur para brindar apoyo a los colegas de la India en forma de concentradores de oxígeno y kits de prueba de antígenos.

Una mirada detrás de las escenas

Lo que comenzó como un grupo pequeño de participantes en el equipo de trabajo pronto se amplió para incluir a representantes de varias divisiones de la compañía, con miembros del comité de la empresa, de tecnologías de la información, de plantas de producción, de oficinas médicas y de servicios centrales; quienes se unieron al equipo rápidamente. Uno de los factores de éxito del equipo de trabajo era el intercambio mutuo de información. Los miembros se mostraron muy abiertos a la hora de discutir sus ideas y preocupaciones como parte de una estructura completamente trasparente. ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué hemos completado de la lista? ¿Dónde todavía necesitamos ajustar las cosas?

Los colegas también intentaban encontrar soluciones en áreas que en realidad no estaban relacionadas con su área de experiencia, por ejemplo, el departamento de recursos humanos pasaba los comentarios a sus colegas de tecnologías de la información, estos seguidamente ingresaban los pedidos a comunicaciones corporativas. ¿Se han sobrepasado límites? «No había ni oportunidad ni tiempo para eso», dice Nikolas Brink, vicepresidente ejecutivo de tecnologías de la información y negocios. «Las crisis no están estructuradas, por lo que las decisiones tienen que estar fundamentadas y deben tomarse rápidamente», explica Christian Reiter. Dado que los procesos estandarizados de gestión de emergencia y crisis de la compañía ya estaban establecidos, las metodologías y mecanismos para manejar escenarios o gestionar crisis ya estaban probados y verificados.

Procesos vs. pragmatismo

La etapa inicial de procesamiento de escenarios pronto dio paso a métodos más ágiles para cumplir los requerimientos rápidamente cambiantes impuestos por las autoridades. Los equipos más pequeños implementaron las medidas, una sensación de espíritu de equipo estaba omnipresente. El objetivo fue siempre asegurar que nuestros colegas se mantuvieran a salvo, pero también adoptar un enfoque emprendedor al mismo tiempo.

El objetivo primordial era proteger la salud humana, y esto se usó como el punto de partida para buscar y encontrar soluciones. Muchos procesos fueron sobrepasados en favor de un enfoque pragmático. Por ejemplo, listas extensas de Excel se pusieron en circulación que, en caso de duda, podían resolverse más rápido que un proceso de aprobación de IT ya establecido. Para dar un ejemplo, esto permitió que más de 6,000 computadoras se conecten desde las casas de los empleados en un periodo de tres semanas.

Gran responsabilidad

«El desafío más grande fue tomar decisiones que tuvieran un impacto directo en la salud de nuestros colegas. Eso no era siempre fácil», así describe Ernst Marschall la situación. Como vicepresidente de seguridad corporativa, él siempre tiene un nivel de responsabilidad muy alto cuando se trata de cuestiones relacionadas con la seguridad, pero el punto central de su trabajo durante la pandemia fue nuevo para el también. Para dar un ejemplo, un grupo entero bajo su liderazgo era responsable de rastrear las cadenas de contacto cada vez que se reportaba una infección. «Junto con nuestros equipos de servicios centrales, teníamos un elaborado plan de turnos para asegurar que pudiéramos alcanzar a todos los contactos, bloquear y desinfectar cuartos y contactar con las autoridades de salud.»

«Siempre gozábamos de la confianza de la junta directiva, lo que nos dio mucho poder de decisión. Por ejemplo, el presupuesto nunca fue un problema. Hemos podido encargar varios cientos de miles de máscarillas y pruebas en un periodo de casi un año y medio, lo que permitió que el ambiente de trabajo sea mucho más seguro para nuestros empleados», destaca Christian Reiter.

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