De los nuevos desafíos a la «nueva normalidad»

Desafíos desconocidos

Los primeros días de la pandemia enfrentaron a nuestros empleados a toda una serie de nuevos desafíos. No solo hubo que organizar a marchas forzadas la concesión de autorizaciones y de estaciones de trabajo a todos los empleados para que pudieran trabajar desde casa, también se dieron muchos casos en los que el uso de Skype como herramienta para celebrar reuniones todavía no se había implantado, de modo que fue necesario incorporarlo al flujo de trabajo prácticamente de la noche a la mañana. Incluso la entrega de paquetes a los compañeros que tuvieron que adoptar súbitamente el teletrabajo o se vieron obligados a guardar cuarentena se convirtió en un reto logístico.

Para brindar apoyo a sus empleados ante estos desafíos, R&S formó como equipo especial de asuntos internos la Task Force de COVID-19 en R&S a partir de enero 2020. El equipo se reunía 7 días a la semana, al principio cara a cara en las oficinas, después a través Skype o, en ocasiones, por el teléfono móvil desde el parque infantil. El equipo de base de la Task Force está formado por Ernst Marschall, vicepresidente del área Corporate Security, Christian Reiter, vicepresidente de Corporate Marketing and Communications, Holger Schötz, vicepresidente ejecutivo de RR. HH. y Peter Riedel, director general de la compañía.

Una fuerza operativa eficaz desde el primer día

La Task Force actuó como elemento coordinador y proporcionó apoyo a la hora de gestionar todas las dificultades a las que se enfrentaba la plantilla. Se estableció una página de información en la intranet para comunicar actualizaciones diarias. Cualquier malentendido o duda se aclaraba de forma inmediata en los comentarios del blog. Para garantizar la seguridad de todos los empleados, se cancelaron los viajes de negocios y se adoptaron diversas medidas sanitarias.

También se promovió un proceso de diálogo intenso entre las diferentes ubicaciones de la compañía. «Nos ayudamos mutuamente cuando fue necesario, por ejemplo, si en otra ubicación se agotaban las mascarillas. Al principio, fuimos nosotros quienes acudimos a la ayuda de los demás, pero más tarde también pudimos prestarla a otros, por ejemplo, cuando en R&S Francia se quedaron sin mascarillas», relata Marie Cheong, directora de administración de las oficinas en la filial de Singapur. La sede central de Múnich colaboró estrechamente con Singapur para apoyar a los compañeros de India con concentradores de oxígeno y test de antígenos.

Detrás de la fachada

Lo que empezó como un grupo reducido de participantes de la Task Force creció en poco tiempo con representantes de diversas divisiones de la compañía, miembros del comité de empresa, del departamento informático, las fábricas, los centros médicos y de servicios centrales, que se incorporaron rápidamente. Uno de los factores del éxito de la Task Force fue el intercambio de información recíproco. Sus miembros exponían con toda franqueza sus pensamientos y preocupaciones como parte de una estructura totalmente transparente. ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué hemos conseguido tachar de la lista? ¿Dónde debemos enderezar las cosas?

También intentaron encontrar soluciones en áreas ajenas a sus campos de competencias, por ejemplo, el departamento de HH. RR. comunicaba sus inquietudes a sus compañeros del departamento de TI, y éstos, a su vez, planteaban sus peticiones al departamento de comunicaciones corporativas. ¿Un modelo de silos y traspaso de límites? «En realidad no hubo posibilidad ni tiempo para eso», explica Nikolas Brink, vicepresidente ejecutivo de Information and Business Technology. «Las crisis carecen de estructura, y hay que razonar las decisiones y adoptarlas con rapidez», indica Christian Reiter. Puesto que en la compañía ya están establecidos unos procesos estandarizados de gestión de crisis y de emergencias, contábamos con métodos y mecanismos de eficacia demostrada para abordar este tipo de situaciones y gestionar crisis.

Procesos versus pragmatismo

A partir de la fase de elaboración inicial de escenarios surgieron pronto métodos más ágiles para responder a los requisitos de las autoridades, que cambiaban constantemente. Equipos más reducidos se encargaron de implementar las medidas; el espíritu de equipo era omnipresente. El objetivo fue en todo momento garantizar la seguridad de los compañeros, pero actuando al mismo tiempo desde una perspectiva empresarial.

La meta absoluta era proteger la salud de las personas, y este fue el punto de partida para buscar y encontrar las soluciones. En muchos casos, un proceso fue sustituido por un enfoque más pragmático. De este modo, por ejemplo, se pusieron en circulación listas Excel que, en caso de duda, podían tramitarse con más rapidez que un proceso de aprobación de TI implantado. Así se consiguió conectar más de 6000 ordenadores desde los hogares de los empleados en un plazo de tres semanas.

Una gran responsabilidad

«El mayor reto era adoptar decisiones que tuvieran un impacto directo en la salud de nuestros compañeros. Y esto no fue siempre fácil», describe Ernst Marschall la situación. Como vicepresidente de Corporate Security, su responsabilidad es máxima cuando se trata de cuestiones relacionadas con la seguridad, pero el foco de atención de su trabajo durante la pandemia fue también completamente nuevo para él. Por ejemplo, tenía todo un grupo a su cargo dedicado al seguimiento de cadenas de contacto en caso de darse a conocer una infección. «Junto con nuestros equipos de Servicios centrales teníamos un plan de turnos muy elaborado para localizar a todos los contactos, clausurar y desinfectar las salas, y dar parte a las autoridades sanitarias».

«Contamos en todo momento con la confianza de la junta directiva, que nos cedió muchas competencias de decisión. El presupuesto, por ejemplo, no supuso en ningún momento un impedimento. Pudimos solicitar varios cientos de miles de mascarillas y de test durante casi año y medio, lo que nos permitió aumentar de forma decisiva la seguridad en el puesto de trabajo», subraya Christian Reiter.

Siga leyendo cómo ha cambiado la pandemia nuestra vida cotidiana en la «Parte 2: Cómo lo vivimos»: